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研究生如何夯实成功科研生涯的基础(转载七-口头报告)

发布日期:2007-11-26

原著:冯长根


转载说明:中心主任张立群教授在《科技导报》上读到这篇文章后,认为它对研究生如何出色的完成其研究生阶段的学习是一个非常好的指导。随即布置博士生田苗同学从网上收集了该文的全文,现转载在我中心网站上,供同学们学习和参考。)

  八、口头报告
   
成功的口头报告并不只是细心准备投影用的幻灯片。请记住,这仍然是一次十分重要的脑力劳动。经常看到博士生准备第一次口头报告时焦急而又不知如何办。我想大家都不会愿意在导师让你作口头报告的头天晚上睡不好觉或在睡梦中惊醒。
   
你一定还记得你在高考答试题时的情况。很显然,那时你情绪饱满、动机清晰,力争得到好分数。但是,如果你的心情因此过于紧张,你的临场发挥会受到影响。在做口头报告时也一样,渴望给大家一个好印象的心情会使你丢掉一些该说的,说错一些不该错的。还有另一个极端的情况:你在口头报告前做了许多次练习,到了第二天要做报告时,你又轻视这次口头报告,觉得好像也没有什么了不起。认真分析起来,大多数博士生大概处在这两个极端状况的中间:既不过分激动,也不过分轻视。值得推荐的是,这两种状况你可以都具备一些,而且同时应用到你要做的口头学术报告之中。也就是说,你登上了一架飞机,但你既是战斗飞行员,又是头等舱乘客。在认真准备口头报告之后,这种不寻常的状况是可以达到的,至少这一次你肯定行。经过较长时间的口头报告实践,你的口头报告无论从哪个角度,都会达到可以获奖的程度。
   
在做口头报告之前,应该注意哪些问题呢?
   
在你作任何准备之前,先想明白你究竟有什么发现?十分仔细地挑选挑选哪些要讲出来?哪些不用讲出来?尤其要好好想一想,在已经得到的结果中,哪些是单薄的?显然,单薄的结果往往首先遭遇攻击。口头报告的时间一般不长,你不会有充分的时间把自己解释完美,即使你非常看重与这个结果相关的实验,你也得勇敢地略过它,甚至根本不提。当然,若你研究中的某一点正等待别人的看法和建议,那么在口头报告中,要让听众明显感到你需要反馈。大家了解了你们口头报告的风格之后,肯定会有人在报告之后和你谈一谈。
   
充分了解你所讲课题的各方面知识。你站在讲台上,听众都会把你看作本领域的一位专家,听众中会冒出一些超出你的研究工作的问题。也许,你真心希望通过自己的口头报告住听众,避开这种情况,但只有直接承认你不知道才是最好的回答。记住,当你被听众的尖锐问题所笼罩而无措时,你在阅读上的欠缺是十分明显的。答案是:阅读在先,不要遗憾在后。如果实在没有时间阅读所有的论文,不妨阅读论文的摘要,以便知道信息梗概和关键词。能够说出一些关键词作为回答,也还能挽回你做报告当天的失败
   
口头报告也需要计划计划。一个三步曲的老套套是管用的。先是告诉大家自己今天要讲的是什么。再把它讲出来。最终告诉大家自己今天讲了什么。若要保证自己的口头报告能让听众明白,就得使报告的幻灯片吸引人。一旦听众的眼光开始做小动作,你的信息只能靠他们的耳朵产生作用。然而,耳朵在使信息进入大脑方面远不如眼睛有效。请记住,不要让一张幻灯片停留太长时间——不要要求听众很长时间看一张幻灯片,也不要要求听众在现场阅读太长的文字。以英文为例,在一张幻灯上放5行英文,17个英文单词是最合适的。把幻灯片上的图象打印在大小刚好占满一张的A4纸上,放在地板上,你站着看它不累,说明这张幻灯片的字体大小、多少或者信息显示密度是合适的。没有经验的博士生经常犯的另一个雄心壮志式的错误是,期望自己能在10分钟内讲完100张幻灯片的内容。6秒钟换一张幻灯片,你想一想是不是转换太快?这不可能,一个经过专业训练的电视/广播播音员,1分钟以正常速度只能读160~170个字。也不要寄希望在作报告时完成从100张中挑选10多张的任务,这应该在准备时完成。从许多成功的口头报告看,把自己的研究工作,讲成一个小小的编年史式的故事是合适的。在其中夹带些许画面上的或声音上的花絮能增加报告的吸引力,帮助听众对你的报告产生热情。
   
多一点专业和职业意识。不要让人从你打开幻灯片起就打下你是一个没有经验的新手的烙印。若这样,他们为什么要坐下来听你的报告?科学技术与许多其他职业一样,都像运动场上的一幅图像,人们熙熙攘攘,不会对你有所注意,直到号令枪响起,人们才会看究竟谁跑了第一。今天,多数学术报告用微软公司的PowerPoint软件做,与其相配的投影仪到处都有。早先我用的是地道的幻灯片,做报告时极担心幻灯片放出来后图像是倒的,PowerPoint没有这个问题。为了怕CD或移动硬盘临时出问题,你可以(对重要的学术报告)把PowerPoint做成彩色的透明投影片,出差或外出作报告时备带着。有时候,你也能看到即使是有经验的学术会议主讲人,碰到打不开PowerPoint软件,在台上急出汗来的尴尬情形。
   
做口头报告之前练一练,勇敢点,念大声。我有一位博士生第一次作口头报告,由于声音太轻,把他的其他努力都掩盖了。这样不合算。后来到他的博士论文答辩时,他信心足了,声音也响了。为了把握好时间,你有必要在练习时多走几遍彩排。写下你准备说明的每个字不是好办法,在作口头报告时你就会被它局限成念一遍。这样的报告是没有味的。也不要把要说的每个字放到PowerPoint幻灯片上,照着念。较好的做法是,在你认为满意的PowerPoint幻灯片内容的基础上,用自己的话讲解它,不重复说投影出来的文字。如果有一些信息不在投影出来的文字上,怕忘了,你可以打印一份讲稿,与投影片顺序一一对应,但上面应该加黑打印针对这一页的提醒自己的关键词,以及你要说的其他信息。我指导博士生做讲稿时,通常要求他/她把A4纸的上半页放投影出去的幻灯片图像,下半部才是打印提醒自己的文字,这样就可以避免在作报告时需要不断地寻找准确的位置,因为你的讲稿就在你眼前,且和投影是一模一样的,你用不了一二秒钟就能找到准确的位置。看起来就像你一边和听众交谈,一边像你扫描听众那样扫描了一下讲稿。这就显得相当职业化了。
   
充满信心做口头报告。现在,你的准备已经充分,剩下的一件事就是做报告。请记住做报告是一件脑力活。如果你做的是一个短报告(一般导师都这么要求),你也就是有20分钟。在上讲台之前,应该下意识地释放一下你的紧张情绪,喝口水,跟人说句话。站到了讲台上,就要信心十足。试着在作报告时,情绪既紧张饱满,又轻松活泼。为了达到这个目的,你在做报告前一定要练一练,体会一下这种感觉。我祝你第一次口头报告就十分成功。(未完待续)